Una oficina ruidosa es una molestia… Y una oportunidad de negocio

Después de años de trabajo remoto, los empleados post-pandemia están luchando con las distracciones de la oficina. Las soluciones van desde cabinas telefónicas en la oficina hasta bibliotecas e, inesperadamente, añadir más sonido.

Chad West no va a su oficina en Londres más de una vez a la semana. Como vicepresidente de marketing en la billetera inteligente cripto Argent, West asiste a reuniones estratégicas o creativas. Pero cuando solo intenta trabajar, las distracciones y el ruido en la oficina de planta abierta de Argent lo hacen un 40% menos productivo que en casa, estima. La música que escapa de los auriculares de sus compañeros y las voces de estos llaman su atención, mientras que el sonido de los ingenieros de software tecleando irrita sus nervios.

“No sé si es porque todos nos hemos vuelto un poco más psicópatas, o tal vez siempre ha estado en nosotros, pero ahora percibo todo,” dice West, de 33 años. “Si alguien tiene la audacia de tomar una llamada telefónica en una oficina pequeña donde la gente está tratando de trabajar, me molesta mucho.”

Más de cuatro años después de que la pandemia obligara a la mayoría de los trabajadores de oficina a trabajar desde casa, muchos han regresado a la oficina, ya sea por mandatos del empleador, el deseo de pasar tiempo con colegas o la necesidad de escapar de compañeros de cuarto o familiares. Aproximadamente el 27% de los días de trabajo pagados en EE. UU. se realizaron desde casa en mayo, una caída dramática desde el 60% durante el pico de la pandemia, pero un aumento respecto a menos del 10% antes de Covid-19.

A medida que la gente ha vuelto a la oficina a tiempo completo o parcial, las quejas sobre una frustración de larga data —el ruido y las distracciones de los diseños de planta abierta— han escalado. Los trabajadores están tomando más reuniones por Zoom desde la oficina, a menudo hablando más fuerte en esas videollamadas. Los jefes fomentan los días de oficina para “colaborar” y desarrollar vínculos sociales, lo que aumenta el eco de las conversaciones en el espacio.

Complicando el problema: en las empresas que han reducido su espacio inmobiliario para aprovechar el menor número de personas en el sitio, las salas de conferencias y los espacios privados se llenan rápidamente, y quienes los reclaman primero cada día se quedan en ellos. “Es el comportamiento humano,” dice Melissa Strickland, directora general en la firma de diseño HLW. Si las reuniones se realizan una tras otra, “¿por qué cambiaría de sala cuando podría simplemente tomar todas mis llamadas cómodamente en esta sala yo solo?”.

En una encuesta de septiembre de 2023 realizada por la firma de investigación laboral Leesman, los niveles de ruido fueron calificados entre las 10 características más importantes de la oficina, ubicándose entre los baños funcionales y una mesa de ayuda de TI. Sin embargo, solo alrededor del 32% de los empleados están satisfechos con los niveles de ruido en una oficina promedio, según otra encuesta de Leesman (publicada en abril pasado), y solo dos problemas tuvieron números de satisfacción más bajos en esas oficinas: el acceso a “instalaciones de ocio” cercanas y la frecuencia de personas pasando por las estaciones de trabajo.

La respuesta a todas estas quejas presenta una oportunidad de negocio, con proveedores que venden exitosamente de todo, desde cabinas tipo teléfono hasta servicios de “paisajismo sonoro” que utilizan un enfoque “biofílico” para ayudar a amortiguar las voces con sonidos de la naturaleza. Los fabricantes de muebles y los diseñadores de interiores están añadiendo más materiales acústicos y diseñando “bibliotecas” para lugares tranquilos de trabajo. Algunos empleadores están distribuyendo auriculares con cancelación de ruido e incluso creando herramientas para ayudar a los trabajadores a alertar a los colegas cuando necesitan concentrarse.

“Este es el clavo que todas las organizaciones están tratando de golpear,” dice Tim Oldman, fundador de Leesman. Él ve a los diseñadores moviéndose hacia la “re-celularización” del espacio interior: más salas de reuniones, oficinas privadas o salas tranquilas que muchos trabajadores anhelan. “Si queremos que los empleados vuelvan voluntariamente a las oficinas, debemos proporcionar espacios que apoyen esos momentos en los que necesitan privacidad acústica y visual distintiva.”

Las distracciones en la oficina son más que una molestia menor. Un estudio de 2021 publicado en el Journal of Management & Organization encontró que en experimentos con entornos controlados, los niveles de ruido típicos de las oficinas de planta abierta causaban aumentos en indicadores de estrés fisiológico como ritmos cardíacos más altos, así como más expresiones faciales de disgusto y reportes de los trabajadores de estados de ánimo negativos.

“No nos habituamos al ruido,” observa Libby Sander, profesora asistente en la Universidad Bond en Australia que trabajó en el estudio. “Tenemos esta idea de que, oh, te acostumbrarás… Pero fisiológicamente y psicológicamente, tu cuerpo no lo hace”.

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El deseo de tener más control sobre el ruido en la oficina es una de las razones del crecimiento de empresas como Framery, con sede en Finlandia, uno de los mayores fabricantes de “pods” para oficinas, esencialmente cabinas telefónicas modernas completamente cerradas con paredes de vidrio que empiezan en unos US$8,700 para una individual compacta. (Algunas cabinas tienen capacidad para hasta seis personas, haciéndolas más parecidas a salas de conferencias cerradas). En 2022, los ingresos globales de Framery alcanzaron los US$164 millones, frente a US$86 millones en 2020 y US$101 millones en 2021. Aunque las ventas cayeron ligeramente en 2023, afectadas por la incertidumbre del mercado, la inflación y las tasas de interés más altas, el cofundador y CEO Samu Hällfors espera un crecimiento rápido nuevamente este año, aunque se negó a compartir pronósticos.

En marzo, la compañía añadió una nueva línea de pods que no solo aíslan el sonido para los usuarios sentados dentro de las cabinas, sino que tienen un sistema de “mascaramiento de sonido” que emite un sonido similar al ruido rosa en las áreas circundantes. Al hacerlo, las cabinas elevan el ruido ambiental en los espacios cercanos, con el objetivo de hacer menos inteligible el parloteo de la oficina. “¿El nivel de ruido en sí? Sí, ese es un problema, pero lo realmente problemático del ruido es cuando tu cerebro capta una palabra familiar,” dice Hällfors.

Es por eso que los diseñadores y emprendedores están añadiendo sonido a los espacios, lo que puede ser una forma de abordar preocupaciones tanto por demasiado ruido como por demasiado silencio. Después de trabajar para otros en el espacio del sonido durante más de una década, Evan Benway lanzó Moodsonic en Londres en 2022. Ahora trabaja con empresas como SAP, GSK y Steelcase para crear “paisajes sonoros receptivos” que usan sensores para generar sonido de fondo que se adapta en tiempo real a cuán distractor o estimulante es el entorno.

En efecto, Moodsonic ayuda a las empresas a abordar una de las ironías del lugar de trabajo post-pandemia: las personas se distraen por el sonido en la oficina, pero a menudo es porque es demasiado silenciosa, en lugar de demasiado ruidosa. En lugar de tener 60 personas en una oficina abierta donde se escucha el zumbido de muchas conversaciones en el fondo, “ahora tal vez tengas 15 personas, y cuando una persona habla, todos escuchan todo lo que dicen,” dice Benway. “Es una inteligibilidad perfecta del habla,” y el problema que más molesta a las personas.

Los sensores de Moodsonic captan los niveles de sonido y ajustan los “paisajes sonoros,” que incluyen sutiles cantos de pájaros o arroyos burbujeantes inspirados en la naturaleza, dependiendo de la proporción de llamadas de ventas ruidosas a trabajo enfocado o si es un viernes tranquilo o un martes ajetreado. Benway no revela ingresos, pero dice que la compañía trabaja con 30 de las 500 mayores empresas de EE. UU. y ya es rentable; en su segundo año triplicó la superficie donde proporciona paisajes sonoros y aumentó las suscripciones en un 150%.

Otros están encontrando éxito al aprovechar no solo la necesidad de privacidad de los trabajadores de oficina, sino también los deseos similares de los trabajadores remotos. El prominente capitalista de riesgo Fred Wilson, cofundador de Union Square Ventures en Nueva York, y su esposa Joanne, una inversionista ángel, están lanzando la segunda ubicación de Framework, un espacio de coworking en Nueva York, este otoño en el Refinery at Domino, un edificio industrial revitalizado que alguna vez albergó una importante fábrica de azúcar. La pareja tuvo la idea después de reconocer que en ciudades como Nueva York, los emprendedores, creativos y otros trabajadores remotos tienen poco espacio propio y no necesariamente quieren estar en “uno de estos lugares donde hay toda esta tontería compartida,” dice Joanne, refiriéndose a espacios de coworking con asientos grupales y poca privacidad.

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Otras empresas están repartiendo auriculares con cancelación de ruido como beneficios para el regreso a la oficina o añadiendo más espacios tranquilos en sus diseños. Cuando la división de Mailchimp de Intuit diseñó sus nuevas oficinas, un espacio moderno y elegante a lo largo de la popular ruta peatonal y ciclista BeltLine en Atlanta, la acústica fue una prioridad. El antiguo espacio tenía un mar de escritorios en un almacén convertido con solo seis cabinas telefónicas o “habitaciones para uso breve”; el nuevo tiene más de 60, dice el ejecutivo de proyecto Colin Hughes. Los empleados tienen la opción de pedir auriculares con cancelación de ruido de forma gratuita.

En este “centro de innovación”—como Intuit llama a la nueva oficina de Atlanta—se utilizaron paneles acústicos en las paredes, techos y como separadores para crear “vecindarios” de oficina. Hay cinco espacios tipo “biblioteca” en todo el edificio, varios de los cuales están revestidos de madera, llenos de libros y equipados con amplias mesas con iluminación de tareas que evocan el ambiente de una biblioteca universitaria moderna. La gente tiende a trabajar en silencio allí, dice Hughes: “Si ves que hay libros en las paredes y parece una biblioteca, te comportarás de esa manera.”

Un factor que impulsa la creación de más espacios para trabajar en silencio ha sido una mayor conciencia sobre las necesidades de los trabajadores neurodivergentes, como aquellos con TDAH o desafíos en el procesamiento sensorial. Investigaciones externas muestran que entre el 15% y el 20% de los empleados son neurodivergentes, dice Relina Bulchandani, vicepresidenta ejecutiva de bienes raíces y servicios en el lugar de trabajo en Salesforce. Esto llevó a la gigante de software a diseñar pisos en su nueva torre en Chicago con “salas de meditación” para descansos tranquilos y espacios de “biblioteca” equipados con pantallas dobles solicitadas por ingenieros de software.

Aunque están etiquetados como bibliotecas, no hay letreros que indiquen guardar silencio, dice Bulchandani. Ella señala que a medida que la gente ha pasado más tiempo en la oficina, se han sentido más cómodos tomando llamadas en escritorios en áreas de oficina abiertas, y Salesforce ha instado a la gente a hacer más de eso, dentro de lo razonable, para evitar que las pequeñas salas de reuniones se llenen. “Estamos alentando a la gente a que pueden tomar llamadas en sus escritorios, pero deben ser conscientes: no quieres estar todo el día en videollamadas en tu escritorio.”

Sin embargo, la paradoja de muchas de estas soluciones para las distracciones de la oficina no pasa desapercibida para West de Argent. Si todos simplemente tuvieran la opción de trabajar donde quisieran, en lugar de tener que ir a una oficina, algunas de esas soluciones no serían necesarias. “Lo único que debería importarle a una empresa es la eficiencia”, dice. “Si estás entregando lo que se espera de ti, haz lo que te plazca.”

En la primera ubicación de los Wilson en el barrio de Clinton Hill en Brooklyn, los miembros pagan entre US$755 y US$860 al mes, dependiendo del término del contrato, por su propia cabina insonorizada en el espacioso Framework, equipada con su propio mini-frigorífico, tetera y prensa francesa. Inicialmente diseñado como una forma de distanciar socialmente a las personas durante la pandemia, las cabinas ahora atraen a los miembros por diferentes razones. “Es tranquilo, y no tienen que escuchar a su vecino hablando con su amigo o esposa o lo que sea,” dijo Fred Wilson a Forbes. La ubicación original tiene una lista de espera de unas dos docenas de personas.

Los diseñadores de muebles y de interiores también están construyendo más protección acústica en sus espacios. Zintra Acoustics, una línea de paneles de pared, separadores de espacios y accesorios de techo que ayudan a absorber el sonido, ha visto una “creciente” demanda de soluciones acústicas, dijo Kirsten Grosman, líder de marketing de productos de la marca, que es propiedad del grupo australiano Baresque, en una declaración enviada por correo electrónico. “El ruido se ha convertido en la principal queja entre los empleados”, dijo.

Mientras tanto, la empresa sueca IKEA, que ha estado en el negocio de muebles de oficina durante 40 años, está lanzando una nueva línea (conocida como MITTZON) diseñada en parte para abordar las molestias de sonido y ruido. Por ejemplo, ha añadido un material de fibra de madera, normalmente utilizado en la industria de la construcción para aislamiento, a las pantallas acústicas que están envueltas en tela. IKEA también trabajó con proveedores para silenciar el mecanismo que controla la altura de un escritorio eléctrico con solo presionar un botón. “El papel de la oficina ha cambiado”, dice Philip Dilé, desarrollador de diseño de productos de Ikea. “La mayoría de la gente nos dijo que querían volver [a la oficina] para encontrar enfoque y menos distracción.”

La nueva línea de Ikea, con sus pantallas acústicas, es un ejemplo de un movimiento más amplio para ofrecer más soluciones que no requieran muchas oficinas privadas o salas, lo que en realidad podría ir en contra del propósito de que la gente venga a la oficina a colaborar. “¿Por qué querría venir a un banco de cabinas o Zoom booths, y esa sea mi experiencia del día?”, pregunta Tracy Wymer, vicepresidente de insights & inspiration en Teknion, que también fabrica cabinas. Wymer señala que su empresa está trabajando en un nuevo producto que proporciona “señales visuales para indicar si estás disponible o si estás en trabajo enfocado”, pero dijo que es demasiado pronto para ofrecer detalles.

Un empleador que está experimentando con señales visuales es monday.com, una empresa israelí de software de gestión de proyectos. Tiene un grupo de “Makers” en su personal que ha diseñado un dispositivo de Internet de las Cosas (IoT) llamado “FocusTime” que se coloca en la esquina de los monitores de los trabajadores. Parece un dial que muestra cuánto tiempo ininterrumpido necesita el usuario, y actúa como una mejora física de los íconos de estado de Slack o Teams a los que la gente está acostumbrada a ver en la pantalla.

La idea originalmente provino de una empleada de monday.com que tenía problemas con las interrupciones de sus colegas cuando regresaba a la oficina; una versión temprana era simplemente una bandera que podía levantar manualmente cuando no debía ser molestada antes de convertirse en un dispositivo que los usuarios podían simplemente encender y apagar. Evolucionó hasta convertirse en el gadget actual, que los usuarios pueden configurar para mostrar a los compañeros de trabajo cuánto tiempo necesitan para concentrarse, la ventana de tiempo se copia en las aplicaciones de calendario, o si el tiempo para el trabajo en silencio está bloqueado en un calendario digital, aparecerá en el dispositivo.

Saron Paz, líder del equipo de Makers, dice que unos 20 empleados están participando en un piloto usando el prototipo del gadget; se están planificando pruebas a nivel de toda la empresa y luego, potencialmente, podría convertirse en un producto que se comercialice. (En septiembre, monday.com planea exhibir el dispositivo en una conferencia de clientes en Londres y Nueva York). Al menos, Paz espera que los dispositivos “inicien una conversación entre las personas sobre lo que necesitan en términos de ruido u otros puntos de dolor”, dice, señalando “todavía estamos conectados para cosas que son físicas”.

Fuente Forbes